Ceci est un compte-rendu de ma visite au Grand-Palais, où se déroulera le PGDay.fr 2016.

J'ai été accueilli par Cécile Schellaert, qui est notre contact au Grand-Palais.

Voici un plan rapide de l'aire qui nous est réservée.

Elle se trouvent au premier étage du batîment (ce qu'ils appelent le niveau 7). On aurait accès à toute l'aire en question et on serait bien isolé du reste des événements survenant le même jour. Le Grand Palais fournira des indications pour trouver l'ascenseur, l'accueil au rez-de-chaussé sera au courant, des écrans indiqueront comment y accéder, les participants n'auront qu'à se laisser guider.

Une fois sortie de l'ascenseur, ils auront en face d'eux un bureau d'accueil où une hôtesse les accueillera à partir de 8h30 (possible plus tôt mais il m'a semblé que c'était suffisant). Cette hôtesse est en charge de l'émargement, du vestiaire et potentiellement de la bagagerie (à valider auprès de Cécile). À droite de l'accueil se trouvent les toilettes, à gauche le reste de l'étage qui nous est dédié.

Après l'accueil, on peut placer les deux tables de sponsors. Arrivé au bout du couloir, à gauche se trouvera la salle de restauration, à droite la salle de conférences. Un couloir assez large mène aux deux. Ce couloir constituera l'emplacement pour les pauses. Il est assez sympa, vu que c'est une immense baie vitrée, du coup on voit la lumière du jour (contrairement aux salles de conférences). Le hic, c'est que s'il fait chaud, ça risque d'être étouffant (la climatisation n'est disponible que dans les salles, pas dans le couloir). On a validé les horaires de pause et le contenu (thé, café, eau, jus de fruits, viennoiseries). Un serveur sera à disposition pendant les pauses. Le premier étage dispose d'un balcon où les fumeurs invétérés pourront sévir.

La salle de conférences est assez grande pour accueillir 180 personnes assises, sur des chaises standards, face à un écran. Le rétroprojecteur dispose d'une prise VGA et sera posé sur une table dans la salle. Il y aura un paperboard avec les stylos nécessaires au cas où. Un technicien sera présent pour la sonorisation. Il pourra aussi aider Aurélien pour la captation vidéo. Au niveau des prises électriques, rien n'est prévu pour les participants mais c'est pas plus mal. Le wifi sera disponible, Cécile doit nous envoyer les infos techniques si on souhaite les imprimer avec le dépliant, sinon on les aura le jour même. L'intervenant dispose d'un pupitre avec un micro-fil col de cygne. J'ai demandé un vrai micro supplémentaire pour les personnes posant des questions à la fin d'une conférence. Ils ont, ça coutera (80 euros a priori), elle revient vers nous à ce sujet. Il y aura des bouteilles d'eau à disposition pour les intervenants comme pour les participants. Ils fournissent aussi des blocs-notes et des stylos (au logo du Grand-Palais).

Si la salle semble petite sur la photo, c'est qu'il y a une séparation pour diviser la salle en deux. Cette séparation sera évidemment enlevée pour nous.

La salle de déjeuner est pratiquement identique à celle de conférences, en dehors d'un gros poteau en plein centre, ce qui la disqualifie comme salle de conférences. Elle est composée de tables circulaires accueillant 10 personnes chacune. Et c'est là que le bât blesse. On ne pourra pas accueillir plus de 120 personnes dans cette salle. Et ces 120 personnes seront déjà serrées. Si on accepte un buffet debout, on pourra accueillir plus de monde.

Il y a des écrans un peu partout où on pourra afficher des choses (style “Salle de conférence”, “Salle de restauration”), le planning, etc. Cécile va nous fournir le format attendu.

Si vous voulez voir un peu la tête que ça a, rendez vous sur http://www.lillegrandpalais.com/organisez-votre-evenement/visite-360/ (niveau 7, salles faidherbe et charles de gaulle)

Vu le nombre de participants que l'on cherche maintenant à viser (140 d'après Damien), Cécile m'a présenté ce qu'ils appellent la “rue de l'accueil”.

C'est un ensemble de salles pouvant être beaucoup plus grandes. L'une d'entre elles peut accepter 200 personnes facilement. On n'aurait donc aucun soucis pour accepter plus de personnes, que ce soit pour les conférences et pour le déjeuner. De plus, les salles sont plus jolies et plus modernes. Le bémol, c'est qu'il n'y a plus la lumière du jour (enfin, pas beaucoup) et qu'on sera peut-être à côté d'un autre événement. Pour ce dernier point, on peut facilement être suffisamment isolé. Et a priori, elles ne sont pas réservées pour l'instant, donc il est possible qu'on ait le rez-de-chaussé pour nous seul. En tout cas, on sera vraiment à nos aises : il y a de l'espace. Les salles étant occupées par un autre événement, je n'ai pas pu trop voir ces salles. J'y ai rapidement jeté un œil avec l'accord de Cécile mais sans plus. J'ai rendez-vous le 23 mai pour une vraie visite.

Évidemment, comme le prix est dépendant du nombre de visiteurs, plus il y a de monde, plus ce sera cher. Mais si j'ai bien compris, on ne paie pas vraiment les salles, donc pas de surplus à cause du changement de salles.

Si vous voulez voir un peu la tête que ça a, rendez vous sur http://www.lillegrandpalais.com/organisez-votre-evenement/visite-360/ (niveau 0, salles Cologne et Liège, rue d'accueil 2).

On peut livrer des paquets là-bas 4 à 5 jours avant l'événement. Ils ont du stockage (faut pas non plus abuser).

Il est probable qu'on puisse accéder à la salle de conférences avant le jour J. Tout dépend si un événement a lieu le jour d'avant. Ce n'est pas le cas pour l'instant, elle va essayer d'éviter, mais le mieux est qu'on se tienne au courant.

Elle n'a pas besoin de connaître immédiatement le nombre de personnes. Elle doit malgré tout le savoir une semaine avant l'événement pour que le traiteur puisse travailler correctement. Ce n'est pas à deux/trois personnes près.

Concernant la captation vidéo, le mieux est qu'Aurélien la contacte. Elle le redirigera vers la personne compétente au Grand-Palais.

Les chaises peuvent être remplacées par des chaises avec tablette. Ça ne me semble pas intéressant, et ça risque de prendre de la place. Donc j'ai dit non dans un premier temps, libre à vous de revenir là-dessus.