Communauté francophone de PostgreSQL

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====== Réunion du 3 février 2015 ======

  * Mardi 3 février 2015
  * de 20h30 à 22h00
  * sur le canal IRC #pgday.fr du réseau freenode.

===== Présents =====

  * jeffd
  * halime
  * tigerfoot
  * fanfan
  * SAS


===== Ordre du jour =====

  * Choix de l'animateur de la réunion 
    * jeffd
  * Valider la date (2 juin 2015)
    * Possibilité de modifier la date en cas d'imprévu
  * Valider le lieu (Belfort)
    * 4 Oui, 1 abstention
  * Valider format (1j, nb de conférences à préciser en fonction du CFP)
    * 5 Oui. 
    * jeffd insiste sur la difficulté que ce serait de trouver des conférenciers/formateurs sur le deuxième jour
    * halime craint une faible participation sur la deuxième journée
  * Valider le public visé (Décideurs, nouveaux entrants)
    * Fonction des 
  * Nombre de tracks
    * 1 salle de conférence
    * 1 salle d'échange
    * 5 oui
  * Budget et bilan des années passées
    * RAS
  * Budget prévisionnel
    * validé
  * Lancer l'appel à Comité de programme
    * Format de l'appel
    * Canaux
  * Lancer Appel à orateurs
    * Format de l'appel
    * Canaux
  * partenariats, mécénat
    * Prise en charge des frais des partenaires
    * Modifier les niveaux de mécénat
  * supports de communication
    * Graphiste
    * Boite de communication
  * keynote d'ouverture
    * Format
    * Conférencier
  * Cocktail de fin

===== Ordre du jour détaillé =====

Je pose ici les éléments déjà évoqués par courriels. Cela évitera de reprendre l'historique au démarrage de la réunion.

Suite aux échanges de courriels, les points suivants sont à valider :
  * une journée, pas d'ateliers, 1 track : Généraliste. Confs éclairs plus techniques en fin de journée
  * Thème privilégié : Retour d'expériences
  * Événement prévu le mardi 2 juin

==== Budget et bilan des années passées ====

^ Année ^ Ville	^ Inscrits ^ dont TR ^ Dont Présents ^ dont Locaux ^ Droit d'entrée ^ Sponsors ^ Recettes ^ Dépenses ^ Solde ^
|2014	|Toulon	|77	   |7	     |73	    |17	           |4383	   |4900	|**9283**    |//5820//     |3463|
|2013	|Nantes	|116	   |11	     |106	    |42	           |3570,3	   |7200	|**10770,3** |//8910//     |1860,3|
|2012	|Lyon	|81	   |6	     |71	    |25	           |1185,7	   |7800	|**8985,7**  |//5163,64//  |3822,06|


==== Budget prévisionnel ====

Entre 100 et 150 participants, dont 50 à tarif réduit.

** Dépenses **\\
50 EUR/participant pour le repas et les pauses et le cocktail soit 5000 à 7500 EUR \\
600 EUR de salles \\
2000 EUR de comm diverses (pub, badges, t-shirt ou autre, livret...) \\
Dépenses : Entre 8.000 et 10.100 EUR 

** Recettes **\\
Entrées : 60 *100 + 15 *50 = 6.750 \\
Sponsors : 5*500 = 2.500 \\
1 sponsor pour le cocktail : 1.000 \\
Recettes : 10.250

^ Inscrits ^ dont TR ^ Droit d'entrée ^ Sponsors ^ Recettes ^ Dépenses ^ Solde ^
|150	   |50	     |6.750	     |3.500	  |**10.250**  |//10.100//	| 150 |

===== Réflexions =====
  * Débuter la conférence par une keynote d'un acteur régional ou national sur son utilisation de PostgreSQL, par exemple
  * Diminuer le billet d'entrée des mécènes
  * Augmenter la visibilité des mécènes
  * Augmenter la visibilité des partenaires

==== Mécénat ====

**Cette proposition reste compliquée à présenter aux éventuels mécènes.
On peut faire plus simple : 1 seul tarif, et des options "Traiteur", "Cocktail", "Salon", "Banderoles".**

Une proposition a été faite (jeffd/SAS) de simplification :
TOUS (ou bronze) : 500 EUR
  * logo sur le site web (toutes les pages), sur le livret et sur le sondage.
  * affiche de présentation de l'entreprise dans les halls
  * 1 badge PARTENAIRE pour les participant qui auraient des questions
  * publication des noms des partenaires sur le fil Twitter lors de l'évènement (un tweet par Partenaire)
  * 1 entrée VIP

ARGENT (par rapport à la base) : 750 EUR
  * + 1 entrée VIP
  * 1 goodies dans le sac de conférence
  * Apparition dans le fil Twitter lors du partenariat et après l’événement
  * 1 stand (une table, à la charge du sponsor)
  * bandeau dans une salle de conf
  * 1/2 page de pub

GOLD (par rapport à la base) : 1000 EUR
  * +2 Goodies
  * +2 entrée VIP
  * + 1 badge partenaire
  * bandeau dans les deux salles de conf
  * 1 stand (fourni)
  * 1 page de pub

Si une société veut être seule sponsor GOLD, ou PLATINE, alors elle peut prendre en charge les frais de traiteur, par exemple.

==== Public visé ====

Public moins technique (décideurs, personnes ne connaissant pas forcément PostgreSQL, étudiants...).

==== Organisation de la journée ====

On peut démarrer à 9h.
Accueil des participants à partir de 8h30.
^ Début      ^ Fin       ^ Objet          ^
| 8h30    | 9h10  | Accueil        |
| 9h15    | 9h55  | Keynote d'ouverture |
| 10h00 | 10h30 | pause |
| 10h30 | 11h25 | 1 conf |
| 11h30 | 12h25 | 1 conf |
| 12h30 | 13h30 | Déjeuner |
| 13h30 | 14h25 | 1 conf |
| 14h30 | 15h25 | 1 conf |
| 15h30 | 16h00 | pause |
| 16h15 | 16H55 | confs éclairs |
| 17h00 | 17h30 | Keynote de clotûre |
| 17h30 | 19h00 | Cocktail |
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