Prévoir à l'avance :

• le Time Keeper
• comment faire le timer pour l'orateur (panneau, autre???)
• le temps de commutation entre 2 orateurs (au moins 2-3 minutes, donc prévoir 5)
• prévoir explicitement un temps de parole et un temps pour les questions (exemple 40 minutes de présentation + 10 minutes de questions)
• prévoir le temps de commutation entre 2 orateurs (le temps est de 2-3 minutes, en prévoir 5)
• qui fait les photos?
• avoir les slides (pour le Time Keeper)
• Compter le nombre de tables nécessaires
  • au moins une table pour l'accueil
  • une table par stand sponsor
  • 2 tables pour la préparation des sacs
  • les tables pour le traiteur (demander au traiteur…)
• préparer les panneaux de repérage à l'avance (avec scotch, ficelles…)
• installer les panneaux la veille si possible
• prévoir au moins 1h30 avant l'ouverture pour préparer la salle et les sacs (c'est mieux si on peut faire les sacs la veille et les laisser dans la salle, mais sinon il faut 2-3 personnes)
• prévoir des bulletins d'adhésion
• prévoir une présentation de l'association
• prévoir des poubelles
• slides (licence? on les met où après???)
• avoir au moins 2 personnes sur place, avec au moins 1 voiture (2 c'est mieux), et de la place pour les cartons de livrets, goodies, etc…
• prévoir un cadeau pour les orateurs (spécialité locale…) attention pas de vin si avion!
• traiteur : quasiment aucun traiteur ne répond aux mails, prévoir de les appeler (donc suffisamment de temps pour cela)
• prévoir un imprimeur local (pour t-shirt, sacs…)
• réunions plus efficaces? (comment?)
• sponsors ?

JeffD:

• Je pense aussi à plus de signalétique
• J'ai pensé à la présence d'un mec de l'équipe pour guider à la sortie du TRAM (mais là on était pas assez)
• Faut pas faire les sacs le matin, 1h30 c'est encore un peu tendu
• Il manquait des chaises dans la salle de repas
• Il faudrait des badges pour l'équipe et les orateurs