PGDAY 2009 : Réunion du 21 février

Lieu : IRC ou Skype

Horaire : 14h-16h

Personnes présentes

In situ

Guillaume Lelarge (in situ si nécessaire, à distance sinon)

A distance

Jean-Paul Argudo

Jehan-Guillaume de Rorthais (après-midi)

SAS (10-12)

Guillaume Smet (pas avant midi, du coup)

Absents

Damien Clochard

Absences excusées

Ordre du jour

N'hésitez pas à modifier ou compléter cet ordre du jour !

Point sur les informations manquantes concernant les salles

Définir une feuille de route

Date et lieu des prochaines réunions

Établir un calendrier de communication

Dates des échéances à venir

Proposer un budget prévisionnel

Mettre en place un groupe de recherche de sponsors

Mettre en place le groupe de gestion des talks

Mettre en place un groupe de recherche d'hébergements/restauration

Mettre en place un groupe de l'organisation générale (accueil, badges, (pré?)réservations/inscriptions (web/mail..), goodies,

coordination entre les groupes de travail)

Compte-rendu de la réunion

Étaient présents :

Jean-Paul Argudo (jpa)

Guillaume Lelarge (gleu)

Stéphane Schildknecht (SAS)

Suite à la visite des locaux de Telecom Paristech et au rapport détaillé, ce lieu est sélectionné pour pgDay 2009. Il faut désormais que nous confirmions officiellement à Telecom ParisTech. Stéphane s'occupe du courier (ne pas oublier la validation avec Jean-Christophe Arnu).

Les discussions ont ensuite porté sur les salles et leur utilisation. La récapitulation de Stéphane donne une bonne idée du résultat : « un hall dans lequel on peut avoir sponsors et café, 2 amphis 100 places, 1 amphi 200 places (keynotes et samedi, au besoin), 1 grande salle (tuto, devroom, lunch) ».

Jean-Paul va contacter des écoles d'hôtesses et d'action commerciale pour savoir si une ou deux personnes seraient intéressées pour faire l'accueil. D'autre part, il va falloir se renseigner pour les questions de sécurité et d'assurance.

Le reste de l'ordre du jour n'a pas été abordé. Difficile de faire des équipes avec peu de monde à la réunion.

Néanmoins, il semble important d'avoir très rapidement une visibilité web pour l'évenement. Le but est de pouvoir y placer le « call of papers » et les débuts d'informations disponibles. L'avoir avant la prochaine réunion serait une bonne chose. Une communication sur les listes de discussion membres, pgfr, pgday, pgeu et advocacy est déjà envisageable.

La prochaine réunion est prévue pour le 4 mars au soir. Le but est principalement de constituer les différents groupes de travail.

Prochaines réunions

4 mars

21 mars