PGDAY 2009 : Réunion du 24 janvier

Lieu : locaux de Dalibo

Horaire : 10h-15h

Personnes présentes

In situ

Damien Clochard

Guillaume Lelarge

Thomas Reiss

Stéphane Schildknecht

A distance

Jean-Paul Argudo

Sébastien Lardière

Guillaume Smet

Jehan-Guillaume de Rorthais (Après-midi)

Cédric Villemain (Après-midi)

Absents

Christophe Chauvet

Absences excusées

Jean-Christophe Arnu

Cédric Villemain

Ordre du jour

Points abordés

Choisir définitivement la date et la ville

Définir une feuille de route

Date et lieu des prochaines réunions

Points reportés

Définir une feuille de route

Établir un calendrier de communication

Dates des échéances à venir

Proposer un budget prévisionnel

Mettre en place un groupe de recherche de sponsors

Mettre en place le groupe de gestion des talks

Mettre en place un groupe de recherche d'hébergements/restauration

Mettre en place un groupe de l'organisation générale (accueil, badges, (pré?)réservations/inscriptions (web/mail..), goodies,

coordination entre les groupes de travail)

Compte-rendu de la réunion

Choix de la date et du lieu

Choix de la date

Le but est de définir une date et un lieu pour la tenue du PGDay.eu afin de l'annoncer officiellement au FOSDEM qui aura lieu les 7 et 8 février 2009.

Plusieurs dates étaient préalablement au lice (voir CR réunion sur IRC du 22 décembre, avec en priorité les 2 et 3 octobre. La date du 2 et 3 octobre est exclue en première solution du fait de l'absence de Magnus Hagander, et de l'organisation concomitante des Open Source Days à Copenhague. Les autres dates positionnées ont été écartées, car trop éloignées du mois d'octobre, période “cible” du PGDay.eu. Les 6 et 7 novembre n'avaient pas été initialement retenus du fait de la non-disponibilité des salles toulousaines.

Bien que les 6 et 7 novembre ne fissent pas partie des trois possibilités initiales, ces dates ont été retenues face aux autres.

Les dates retenues :

6 et 7 novembre 2009

2 et 3 octobre, en cas de problème de disponibilité des salles.

Choix du lieu

Il était question de positionner dans un premier une ville d'accueil pour le PGDay, et non une salle, le but étant, comme énoncé plus haut, d'annoncer la ville d'accueil au FOSDEM. Les détails “techniques” seront vu dans un second temps.

En l'état actuel des choses, l'association n'est pas (encore?) capable d'assumer le paiement des ares nécessaires à la réservation d'un lieu/amphi, ce qui avantageait clairement la ville de Strasbourg, par le biais de la Faculté de Mathématiques, l'association ne prenant aucun risque financier en allant vers cette solution. La société Dalibo a néanmoins apporté la garantie de l'apport de fonds permettant le règlement des ares, l'association ne disposant actuellement que d'environ 3000 € sur son compte.

Il reste néanmoins nécessaire de trouver d'autres sponsors pour assumer entièrement le financement de l'événement. La question de la crise financière actuelle s'est par ailleurs posée, mais nous sommes partis du principe qu'il y aura suffisamment de sponsors pour apporter les fonds nécessaires.

Les enjeux financiers sont par ailleurs importants. La volonté de l'association est d'offrir un événement à l'entrée libre, rappelant l'importance de trouver des sponsors.

Vote sur le lieu :

Damien Clochard : Paris – cité des sciences ;

Stéphane Schildknecht : Strasbourg ;

Guillaume Lelarge : Paris ;

Thomas Reiss : Strasbourg ;

Jehan-Guillaume de Rorthais : Paris

Guillaume Smet : Paris

Sébastien Lardière : Paris, si les fonds sont là.

Jean-Paul Argudo : Paris

Cédric Villemain : Strasbourg est un bon choix – Toulouse

Jean-Christophe Arnu: Toulouse

Choix retenu: Paris.

Deux lieux restent en lice :

La Cité des Sciences et de l'Industrie

La Cité Internationale Universitaire de Paris

Quelques photos de la Cité Internationale Universitaire de Paris :

Espace Média, Cité Internationale Universitaire de Paris

Location de salles de séminaires, Cité Internationale Universitaire de Paris

Présentation de la Maison Internationale, Cité Internationale Universitaire de Paris

Aperçu de l'amphi-théâtre de la Cité Internationale

Vue du hall d'accueil de la Cité Internationale

Points à voir/valider

La ville d'accueil ayant été choisie, il est nécessaire de revalider la disponibilité des salles aux dates retenues.

Cinq points à voir pour valider définitivement la date et la localisation :

est-il possible de disposer des lieux le samedi matin (la Villette) ;

établir les grilles de sponsoring ;

est-ce que les fonds sont disponibles ?

la réservation est-elle possible les 6 & 7 novembre ;

quel est le coût réel de location de l'amphi ?

A faire dans les semaines à venir :

trouver les sponsors ;

mettre en concurrence les deux « cités » ;

valider la date des 6 & 7 novembre ;

wifi disponible à la cité internationale universitaire ?? –> Oui, voir ici

Prochaines réunions

21 février

21 mars