PGDAY.EU 2009 / 20090221 Meeting

Location : IRC ou Skype

Date : 14h-16h

People attending the meeting

on IRC

Jean-Paul Argudo

Guillaume Lelarge (in situ if needed)

SAS (from 10am to 12 am only)

People missing

Damien Clochard

Guillaume Smet

Jehan-Guillaume de Rorthais

Agenda of the meeting

Last talk on the place for pgDay2009

Define a roadmap

Date and place of next meetings

Establish a timetable for communication

Define upcoming deadlines

Submit a budget estimate

Set up a research group of sponsors

Set up group to manage the conference tracks

Set up a research group for accommodation (hotel) and food

Set up a group of the general organization (reception, badges, Reservations / registration (web / mail ..)/ goodies /coordination between the working groups)

Minutes of the meeting

Suite à la visite des locaux de Telecom Paristech et au rapport détaillé, ce lieu est sélectionné pour pgDay 2009. Il faut désormais que nous confirmions officiellement à Telecom ParisTech. Stéphane s'occupe du courier (ne pas oublier la validation avec Jean-Christophe Arnu).

Les discussions ont ensuite porté sur les salles et leur utilisation. La phrase récapitulative de Stéphane donne une bonne idée du résultat : « un hall dans lequel on peut avoir sponsors et café, 2 amphis 100 places, 1 amphi 200 places (keynotes et samedi, au besoin), 1 grande salle (tuto, devroom, lunch) ».

Jean-Paul va contacter des écoles d'hôtesses et d'action commerciale pour savoir si une ou deux personnes seraient intéressées pour faire l'accueil. D'autre part, il va falloir se renseigner pour les questions de sécurité et d'assurance.

Le reste de l'ordre du jour n'a pas été abordé. Difficile de faire des équipes avec peu de monde à la réunion.

Néanmoins, il semble important d'avoir très rapidement une visibilité web pour l'évenement. Le but est de pouvoir y placer le « call of papers » et les débuts d'informations disponibles. L'avoir avant la prochaine réunion serait une bonne chose. Une communication sur les listes de discussion membres, pgfr, pgday, pgeu et advocacy est déjà envisageable.

La prochaine réunion est prévue pour le 4 mars au soir. Le but est principalement de constituer les différents groupes de travail.

Upcoming meetings

20090304

20090321