Suivi des Adhésions

Personnes Physiques

La procédure est semi-automatisée.

Nouvelle Adhésion

Déclencheur: Le bureau reçoit un message intitulé « Avis de réception d'un paiement» de paypal

Créer un utilisateur

Ajouter l'utilisateur dans le groupe “membre”

Chercher la fiche adhérent correspondante, elle doit déjà exister en état brouillon

Valider la fiche adhérent

Attacher l'utilisateur à la fiche adhérent

Ensuite suivre la procédure de renouvelement….

Renouvellement

Déclencheur: Le bureau reçoit un message intitulé « Avis de réception d'un paiement» de paypal ou stripe

Envoyer un mail à l'adhérent pour le remercier

Entreprises

La procédure n'est pas automatisée

Nouvelle Adhésion

Déclencheur: Le bureau reçoit une demande d'adhésion de la part d'une société

Envoyer le formulaire d'adhésion entreprise

Après réception du formulaire complété, ajouter la société dans l'ERP et créer la facture d'adhésion

Ajouter l'entreprise parmi les adhérents :

https://erp.postgresql.fr/adherents/card.php?leftmenu=members&action=create

Identifier le représentant de la société

uploader le logo de l'entreprise

Valider l'adhérent (bouton “valider”)

Créer la fiche entreprise (bouton “Créer un Tiers”)

Cliquer sur le lien “Tiers Tiers Dolibarr” pour aller sur la fiche entreprise

Cliquer sur modifier et compléter la fiche

Sur la fiche entreprise, onglet “Client”, créer une facture avec le service “ADH_ENT” (400€)

Envoyer la facture à l'entreprise

Attendre le paiement de la facture et relancer si nécessaire

Une fois la facture réglée :

Saisir le règlement de la facture

Valider l'adhésion sur la fiche adhérent de l'entreprise

Déclarer la cotisation : onlget “cotisation” puis bouton “créer cotisation”

la date adhésion est la date de paiement (1er janvier de l'année en cours)

la date de fin est la date de paiement + 1 an (31 janvier de l'année suivante)

mettre l'année dans le libellé

Action complémentaire : “Aucun”

Cocher l'option “Envoie AR par Email”

Sur la fiche adhérent, cliquer “Créer un Utilisateur”

le login doit être le nom de l'organisme adhérent

Sur la fiche utilisateur, cliquer sur “Regénérer et Envoyer le mot de passe”

Envoyer un mail de remerciement

Renouvellement

Déclencheur : En fin d'année, envoyer un mail général à toutes les personnes morales membres de l'association pour annoncer le lancement de la campagne de renouvellement des adhésions.

Sur la fiche entreprise, dans l'onglet 'Client', cliquer sur 'Créer Commande'

Remplir la commande en ajoutant un service 'ADH_ENT'

Valider la commande et l'envoyer par mail au représentant de l'entité.

Après la réception du bon de commande signé :

Retourner sur la page de la commande

Cliquer sur “Valider”

Cliquer ensuite sur “Créer Facture”

Dans l'onglet “Notes”, inscrire le numéro de commande et les infos du bon de commande

Valider la facture et l'envoyer par mail à l'adresse indiquée sur le bon de commande

Une fois la facture réglée :

Retourner sur la page de la facture,

Saisir le réglement

Retrouner sur la page de la commande, cliquer sur “Classer Livré”

Retourner sur la fiche adhérent de la société

Déclarer la cotisation : onlget “cotisation” puis bouton “créer cotisation”

la date adhésion est la date de paiement (1er janvier de l'année en cours)

la date de fin est la date de paiement + 1 an (31 janvier de l'année suivante)

mettre l'année dans le libellé

Action complémentaire : “Aucun”

Cocher l'option “Envoie AR par Email”

Envoyer un mail de remerciement