Règlement intérieur de PostgreSQLFr

Préambule

Conformément aux statuts de PostgreSQLfr, le règlement intérieur est établi par le Conseil d'Administration. Il est voté par l'Assemblée Générale.

Les modifications, proposées par le Conseil d'Administration sont soumises au vote de l'Assemblée Générale. Cependant, en cas d'urgence, ces modifications peuvent être adoptées provisoirement, jusqu'à leur ratification par la prochaine Assemblée Générale. Les membres sont alors informés par courrier électronique.

Ce règlement intérieur a été établi lors de la réunion du conseil d'administration du 20 janvier 2005. Approuvé à l'Assemblée Générale du 1er février 2005.

Tout adhérent s'engage au vu des statuts et du règlement intérieur de l'Association.

Article 1 – Réalisation des objectifs

PostgreSQLFr entend agir dans les domaines définis à l'article 2a des statuts.

Cette liste n'est évidemment pas limitative, et toute action conforme aux statuts et non listée ci-dessus pourra cependant être entreprise après délibération et accord du Conseil d'Administration.

Article 2 – Cotisations

Le montant de la cotisation annuelle est à prix libre.

Article 3 - Définition de l'année de référence

L'année de référence est l'année de fonctionnement de l'association et donc de cotisation. Elle commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de l'année civile qui suit.

L'année de référence correspond à l'exercice comptable.

Article 4 - Conditions d'admission des membres

Le Conseil d'Administration peut rejeter toute demande d'adhésion si la majorité des deux tiers de ses membres le décide. Cette décision sera, si le demandeur non admis ne s'y oppose pas, portée à la connaissance des membres lors de l'Assemblée Générale suivante.

L'adhésion n'est effective qu'après paiement de la cotisation. Toutefois, sauf décision contraire du Conseil d'Administration, le futur membre pourra participer aux listes de diffusion immédiatement.

Article 5 - Perte de la qualité de membre

La qualité de membre est perdue automatiquement, sans notification, en cas de non paiement des cotisations dans un délai de un mois qui suit l'appel à cotisation. La qualité de membre à part entière sera rétablie dès la régularisation de la cotisation.

Le Conseil d'administration peut décider la radiation d'un membre si la majorité des deux tiers de ses membres le décide. Cette radiation devra être validée par l'Assemblée Générale suivante.

Article 6 - Courrier électronique authentifié

La définition d'un courrier électronique authentifié est subordonnée aux possibilités de cryptage et d'authentification disponibles sur les plate-formes définies par les statuts, et notamment de la validité de la signature électronique.

Article 7 - Assemblées Générales et réunions à distance

Les assemblées générales annuelles doivent se réunir dans le délai maximum de deux mois après la clôture de l'exercice (ou année de référence).

Les Assemblées Générales (ordinaire ou extraordinaire) devront être organisées en priorité en utilisant les moyens électroniques à la disposition de l'association sous forme de réunion à distance pour permettre la participation de tous les membres.

PostgreSQLfr se réserve le droit de considérer comme valable la participation à une réunion du Conseil d'administration ou du Bureau d'un membre empêché dès lors que celui-ci a fait parvenir à au moins un des membres du Bureau un courrier électronique précisant sa position sur au moins la moitié des points portés à l'ordre du jour. Cette disposition ne doit pas intervenir plus de deux fois de suite.

PostgreSQLfr se réserve en outre le droit de considérer que l'usage du forum situé sur son site internet et réservé à ses membres, ou d'une liste de diffusion réservée à ses membres, ou tout système permettant un échange à distance puisse être assimilé à une réunion ayant même valeur qu'une Assemblée Générale, sous réserve que l'ordre du jour de cette réunion virtuelle ait été clairement annoncé, et que les conditions de quorum d'une Assemblée Générale soient respectées.

Le rapport moral, le rapport financier et le budget prévisionnel, ainsi que toute information se rapportant à l'ordre du jour pourront être consultés sur le forum réservé aux membres 15 jours avant la fin des votes électroniques ou le début de toute réunion physique.

Le Conseil d'Administration peut fixer des modalités particulières d'organisation des Assemblées Générales concernant entre autres les liste de diffusion, le forum, et la durée des discussions. Ces dispositions seront portées à la connaissance des adhérents de la même façon que les autres documents nécessaires à la bonne tenue de l'assemblée.

Article 8 - Modalités d'élection

Le droit de vote est réservé aux membres actifs, à jour de cotisation.

Est éligible tout membre actif (personne physique), à jour de ses cotisations et faisant partie de l'association depuis au moins six mois.

Le Conseil d'Administration se réserve cependant le droit de réduire cette durée à titre exceptionnel. Cette décision devra être dûment motivée lors de l'Assemblée Générale.

Aucune condition de nationalité n'est requise, ni pour l'adhésion, ni pour l'élection au Conseil d'Administration.

Article 9 - Déclaration de candidature

Les candidatures au Conseil d'Administration doivent être adressées au Bureau au moins 8 jours avant la date de l'Assemblée Générale. Celles-ci devront être accompagnées d'une présentation du candidat et de sa profession de foi.

Article 10- Vote

Un adhérent ne peut s'exprimer en son nom propre qu'une seule fois par vote. En cas de votes multiples, un seul vote sera pris en compte selon l'ordre de priorité décroissante suivant :

Vote sur place;

Vote par correspondance;

Vote électronique:

Vote par procuration.

Article 11- Procédures de vote

Autant pour les votes par correspondance que pour les votes électroniques, le conseil d'administration mettra à disposition des adhérents un bulletin de vote, reprenant chacun des points de l'ordre du jour, sur le forum des membres.

Vote par correspondance

Le vote par correspondance est admis pour les Assemblées Générales ordinaires. Le bulletin de vote devra être adressé dûment rempli sous double enveloppe au secrétaire de PostgreSQLfr au plus tard trois jours avant la réunion. Les enveloppes seront ouvertes pendant le vote de l'Assemblée Générale.

Vote électronique

Le vote électronique est admis pour toutes les Assemblées Générales (ordinaires ou non).

Le Conseil d'Administration déterminera en fonction des techniques et de la règlementation du moment les procédures de vote électronique.

Article 12 - Acquisitions, aliénations ou locations immobilières

Pour l'instant le Règlement Intérieur ne prévoit pas de règles plus contraignantes que celles des statuts.

Article 13 - Remboursement des dépenses

Frais de déplacement

Les dépenses réellement engagées par les membres au titre de PostgreSQLfr pourront être remboursées, avec accord préalable du Conseil d'Administration, sur présentation de justificatifs.

Dans le cas de l'utilisation d'un véhicule personnel, une indemnisation sera calculée en fonction du nombre de kilomètres réellement parcourus, pour se rendre sur le lieu de mission et retour, et de sa puissance fiscale. Le barème utilisé sera celui de l'administration fiscale. Aucune facture de carburant ne sera remboursée. Les frais annexes à l'utilisations du véhicule personnel pourront être remboursés : stationnement, péages.

Les frais d'hébergement, repas, titres de transport, … seront remboursés sur présentation de factures.

Frais de documentations, reproduction, tirages, etc.

Le remboursement de ces frais aura lieu sur présentation des factures et avec accord préalable du Bureau.

Article 14 - Délégations

Le Président peut désigner un membre du Conseil d'Administration comme adjoint à un des membres du bureau (Trésorier, Secrétaire…). L'adjoint aura pour tâche de remplacer le titulaire en cas d'empêchement mais pourra aussi le seconder en cas de besoin.

Les délégations seront consignées par écrit dans un registre des délégations.

Certaines missions peuvent être déléguées par le Conseil d'Administration à des membres de l'Association, notamment :

la modération de certaines listes de diffusion de postgreSQLfr ; le suivi de certains projets ou actions décidées par le Conseil d'Administration ou le bureau ; la représentation de postgreSQL dans certaines manifestations.

L'administrateur chargé d'une mission devra en rendre compte au Conseil d'administration.

Article 15 - Commissaires aux comptes

L'Assemblée Générale peut décider de désigner un ou plusieurs commissaires aux comptes si le budget prévisionnel présenté par le trésorier le nécessite. Ces commissaires aux comptes seront élus parmi les membres éligibles de l'association.