Personnes présentes :
Stockage du matériel : entre la maison de Marc, chez Sébastien, à Alliance Libre, chez Grégoire, il y a largement de quoi stocker le matériel ⇒ ce n'est pas un problème.
La question essentielle à régler est : voulons-nous faire un événement de standing, ce qui serait peut-être plus apprécié des sponsors, mais plus cher (avec un lieu confortable, une salle pour le repas,etc…), ou bien quelque chose de plus simple : amphitéâtre d'école ou d'université, repas à la bonne franquette… Cette question est cruciale et urgente, car cela conditionne le choix de la salle en particulier.
L'autre question à régler rapidement est celle de la date (une fois la réponse à la première question connue). Pour le Palais des Congrès, il ne reste déjà pas de date possible. Attention, du 22 au 25 mai, il y a le forum des droits de l'Homme. C'est une grosse manifestation. Il est probable que tous les hôtels soient pleins à ce moment-là.
Si nous nous orientons vers les salles “de prestige”, il y a principalement le CCO Tour Bretagne, et le Voyage à Nantes. Le Voyage à Nantes propose une salle de 200 personnes, pour 4900 euros tout inclus (avec le traiteur). On n'en sait pas plus pour le moment. Marc va les recontacter pour avoir des précisions sur les prestations fournies par le traiteur. Le CCO a une salle de 250 personnes, plus le salon, pour 1200 euros sans le traiteur. Ils proposent des traiteurs, et sont réticents à travailler avec d'autres traiteurs (ils ont déjà eu des problèmes de cuisine laissée en mauvais état)
Grégoire va demander à la CCO les dates disponibles en juin. Marc va se renseigner sur ce que propose précisément le Voyage à Nantes. Annaïg a des contacts à l'École Centrale, l'Université, Supinfo…
Question à se poser : avons-nous besoin d'une connexion wifi pour les participants? Comment sera faite la sonorisation?
Florence : envoyer à Annaïg et Sébastien l'adresse de la mailing list. Fait. Marc : demander plus d'informations au Voyage à Nantes (style du repas, sonorisation, réseau…) Gautier : demander à la CCO les dates de disponibilité en juin.